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幻燈片打包的目的,通常是要在其他電腦(其中很多是尚未安裝PowerPoint 的電腦)上播放你的幻燈片。打包時不僅幻燈片中所使用的特殊字體、音樂、視頻片段等元素都要一并輸出,有時還需手工集成播放器,所以較大的演示文稿只好用移動硬盤、光盤等設備攜帶。而且,由于不同版本的PowerPoint 所支持的特殊效果有區別,要播放演示文稿好安裝相應版本的PowerPoint或PowerPoint Viewer, 否則還可能丟失演示文稿中的特殊效果。上述問題給異地使用演示文稿帶來了不便。可喜的是,PowerPoint 2003 克服了這些不足,它的演示文稿打包功能可以幫助用戶輕松完成幻燈片打包的全過程。
把演示文稿打包成 CD
如果演示文稿中包含相當豐富的視頻、圖片、音樂等內容,這時可以把演示文稿打包到 CD 中,便于攜帶和播放。如果用戶的 PowerPoint 2003 的運行環境是 Windows XP,就可以將制作好的演示文稿直接刻錄到 CD 上,做出的演示 CD 可以在 Windows XP 及其以上環境播放,而無需 PowerPoint 主程序的支持。 一張光盤中可以存放一個或多個演示文稿。
打開要打包的演示文稿,執行"文件→打包成 CD",彈出"打包成 CD"對話框,這時打開的演示文稿就會被選定并準備打包了。
如果需要將更多演示文稿添加到同一張 CD 中,將來按設定順序播放,可單擊"添加文件"按鈕,從"添加文件"對話框中找到并雙擊其他演示文稿,這時窗口中的演示文稿文件名就會變成一個文件列表。如需調整播放列表中演示文稿的順序,選中文稿后點擊窗口左側的上下箭頭即可。重復以上步驟,就能把多個演示文稿添加到同一張 CD 中。
設置演示文稿打包方式
如果用戶需要在沒有安裝 PowerPoint 2003 的環境中播放演示文稿,或需要鏈接或嵌入 TrueType 字體,"選項"按鈕就會打開設置對話框。其中"包含這些文件"下有三個復選項:選中"PowerPoint 播放器"可以將演示文稿與播放器集成,從而脫離 PowerPoint 環境播放演示文稿,播放效果和PowerPoint 2003沒有任何區別。
選擇演示文稿在播放器中的播放方式下有一個下拉列表,其中提供了"按指定順序自動播放演示文稿"、"讓用戶選擇要播放的演示文稿"等四個選項,根據需要選擇其一即可。
如果用戶的演示文稿鏈接了 Excel 圖表等文件,就要選中"鏈接的文件"復選項,這樣可以將鏈接文件和演示文稿共同打包;如果用戶的演示文稿使用了不常見的 TrueType字體,好將"嵌入的 TrueType 字體"復選項選中,這樣能將 TrueType 字體嵌入演示文稿,從而保證異地播放演示文稿的效果和設計相同。若用戶的演示文稿含有商業機密,或不想讓他人執行未經授權的修改,可以輸入"打開文件的密碼"或"修改文件的密碼"。上面的操作完成后單擊"確定"按鈕回就可以準備刻錄 CD 了。
刻錄演示 CD
將空白CD盤放入刻錄機,單擊"復制到 CD "按鈕,就會開始刻錄進程。稍等片刻,一張專門用于演示 PPT 文稿的光盤就做好了。將復制好的CD插入光驅,稍等片刻就會彈出"Microsoft Office PowerPoint Viewer"對話框,單擊"接受"按鈕接受其中的許可協議,即可按用戶先前設定的方式播放演示文稿。
把演示文稿復制到文件夾
如果你使用的操作系統不是 Windows XP,或不想使用 Windows XP 內置的刻錄功能,也可以先把演示文稿及其相關文件復制到一個文件夾中。這樣你既可以把它做成壓縮包發送給別人,也可以用其他刻錄軟件自制演示文稿光盤。把演示文稿復制到文件夾的方法與打包到 CD 的方法類似, 按上面介紹的方法操作,完成前兩步操作后,不要單擊"復制到CD"按鈕,而是單擊其中的"復制到文件夾"按鈕,在彈出的對話框中輸入文件夾名稱和復制位置,單擊"確定"按鈕即可將演示文稿和 PowerPoint Viewer 復制到指定位置的文件夾中。 復制到文件夾中的演示文稿可以這樣使用:一是使用 Nero Burning ROM等刻錄工具,將文件夾中的所有文件刻錄到光盤。完成后只要將光盤放入光驅,就可以像PowerPoint 2003 復制的 CD 那樣自動播放了。假如用戶將多個演示文稿所在的文件夾刻錄到 CD,只要打開 CD 上的某個文件夾,運行其中的"play.bat"就可以播放演示文稿了。如果用戶沒有刻錄機,也可以將文件夾復制到閃存、移動硬盤等移動存儲設備,播放演示文稿時,運行其中的"play.bat"就可以了。
把演示文稿打包成網頁
上面兩種 PowerPoint 2003 文件打包方法的本質相同,它們都要使用PowerPoint Viewer,從而導致演示文稿的體積變大。如果用戶對播放效果沒有太高的要求,可以將演示文稿保存為網頁。這樣只須 IE 瀏覽器就可以播放演示文稿,其體積也會大大縮小。
將演示文稿保存為網頁的方法很簡單,用戶只須打開要保存的演示文稿,然后選擇"文件→另存為網頁",打開"另存為"對話框。其中默認的"保存類型"是"單個文件網頁",用戶只須選擇好"保存位置"并輸入文件名,單擊"保存"按鈕就可以了。
如果用戶需要將演示文稿中的部分幻燈片保存為網頁,可以單擊"另存為"對話框中的"發布"按鈕,打開"發布為網頁"窗口。選中其中的"幻燈片編號",然后在后面的選擇框內設定幻燈片的起始編號。此外,用戶還可以選擇是否顯示演講者備注,打開所保存的網頁使用的瀏覽器類型等等。后單擊對話框中的"發布"按鈕,就可以在指定的位置保存演示文稿為網頁了。
保存為網頁的演示文稿可以用瀏覽器直接打開,其瀏覽方式有兩種:
種和普通網頁相似,Windows 狀態欄上方第二行可以看到"大綱"、"上一張幻燈片"、"下一張幻燈片"和"幻燈片放映"四個工具按鈕。按下"大綱"按鈕可以在窗口左側打開一個窗格,其中顯示了演示文稿中各個幻燈片的名稱,鼠標單擊名稱就可以在當前窗口中顯示該幻燈片。鼠標單擊"上一張幻燈片"或"下一張幻燈片"按鈕,可以順序打開演示文稿中的幻燈片。
第二種和PowerPoint 全屏幕方式類似。鼠標單擊"幻燈片放映"以后,瀏覽器以全屏幕方式播放演示文稿,窗口除了帶有瀏覽器的標題欄和工具欄以外,播放效果和PowerPoint 2003 放映的幻燈片相近。用戶可以通過事先設定的單擊鼠標等方式切換幻燈片,播放完畢后單擊瀏覽器或窗口的"關閉"按鈕就可以回到原來的狀態。
