一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
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會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從取得或填制開(kāi)始，經(jīng)過(guò)審核、記賬、整理裝訂到歸檔保管為止的整個(gè)過(guò)程中，在會(huì)計(jì)主體內(nèi)部各有關(guān)*和有關(guān)人員之間按規(guī)定的時(shí)間和路線辦理業(yè)務(wù)手續(xù)和進(jìn)行處理的過(guò)程。科學(xué)、合理地組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)有關(guān)*利用會(huì)計(jì)憑證及時(shí)掌握各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，加快對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，合理組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，具有重要的意義。
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（1）通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能夠把反映在會(huì)計(jì)憑證上的有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況的資料，及時(shí)地傳遞給會(huì)計(jì)主體內(nèi)部各個(gè)有關(guān)環(huán)節(jié)（*集中到會(huì)計(jì)*），有利于各*了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)展情況。例如，對(duì)于材料收入業(yè)務(wù)的憑證傳遞，應(yīng)該明確規(guī)定：材料運(yùn)到企業(yè)后需要多少時(shí)間驗(yàn)收入庫(kù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)填制收料單，在何時(shí)將收料單送到會(huì)計(jì)*和其他有關(guān)*；會(huì)計(jì)*收到收料單后誰(shuí)負(fù)責(zé)審核，由誰(shuí)在何時(shí)編制記賬憑證并據(jù)以登記入賬；等等。這樣明確規(guī)定了會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序，就能及時(shí)地反映和監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。
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（2）通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能夠正確地組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。任何會(huì)計(jì)主體在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，以及本會(huì)計(jì)主體與其他各方面的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，都要借助會(huì)計(jì)憑證加以記錄和說(shuō)明。因此，按規(guī)定程序組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，就能把會(huì)計(jì)主體各有關(guān)*和人員的活動(dòng)緊密聯(lián)系起來(lái)，組織起來(lái)，從而協(xié)調(diào)各方面的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，搞好分工協(xié)作，使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得以順利進(jìn)行。而且，憑證的傳遞還會(huì)起到各相關(guān)*和人員互相牽制和監(jiān)督的作用，可以督促經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)*和人員及時(shí)、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并按規(guī)定辦理好憑證手續(xù)，有利于加強(qiáng)崗位責(zé)任制和會(huì)計(jì)監(jiān)督，改善經(jīng)營(yíng)管理。各會(huì)計(jì)主體的會(huì)計(jì)憑證傳遞程序應(yīng)當(dāng)科學(xué)、合理，具體辦法由各會(huì)計(jì)主體根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要自行規(guī)定，但在確定憑證傳遞程序時(shí)應(yīng)遵循以下原則：
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（1）應(yīng)結(jié)合本單位主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員分工情況以及經(jīng)營(yíng)管理上的需要，會(huì)計(jì)*要會(huì)同有關(guān)*共同研究、協(xié)商，具體規(guī)定各種會(huì)計(jì)憑證的格式、聯(lián)數(shù)、填制手續(xù)和傳遞程序，確定合理、科學(xué)的憑證處理流程，既要保證會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過(guò)必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行處理和審核，又要避免會(huì)計(jì)憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，以便提高工作效率。
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（2）應(yīng)根據(jù)各有關(guān)*和人員的工作內(nèi)容、工作量以及在正常情況下完成工作的時(shí)間，來(lái)確定各個(gè)環(huán)節(jié)上會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間。要明確規(guī)定各種記賬憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)上停留的最長(zhǎng)時(shí)間，不允許出現(xiàn)拖延和積壓會(huì)計(jì)憑證的現(xiàn)象，以保證會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。一切會(huì)計(jì)憑證的傳遞和處理，都應(yīng)在報(bào)告期內(nèi)完成，不允許跨期，以免影響會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
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（3）對(duì)于會(huì)計(jì)憑證傳遞過(guò)程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該既完備嚴(yán)密，又簡(jiǎn)便易行，憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)按規(guī)定的手續(xù)辦理，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。
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在確定好會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序、傳遞時(shí)間和手續(xù)后，可分別繪制各主要業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證流程圖或流程表，以供有關(guān)*和人員遵照?qǐng)?zhí)行。如果在執(zhí)行中遇到有不協(xié)調(diào)或不合理的地方，可隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。
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二、會(huì)計(jì)憑證的保管
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各種會(huì)計(jì)憑證在辦理好各項(xiàng)業(yè)務(wù)手續(xù)，并據(jù)以記賬后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員應(yīng)加以整理、歸類、編號(hào)并妥善保管會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證保管的要求如下列示：
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（1）會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞，不得積壓。
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（2）會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失。
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（3）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
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（4）原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
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（5）從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無(wú)法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
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（6）會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)分類保管，年終應(yīng)登記歸檔。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)憑證，在會(huì)計(jì)年度終了可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；若未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，則在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
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（7）會(huì)計(jì)憑證的保管期限，應(yīng)嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)保存15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保存3年；對(duì)重要的會(huì)計(jì)憑證，包括涉及外事及其他重要的會(huì)計(jì)憑證，則規(guī)定永久保存。
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（8）會(huì)計(jì)憑證的銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，未到規(guī)定保管期限的會(huì)計(jì)憑證，任何人都不得隨意銷毀。對(duì)保管期滿需要銷毀的會(huì)計(jì)憑證，必須由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出意見(jiàn)，會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定并開(kāi)列清單，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管*批準(zhǔn)后才能銷毀。
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